Jeder, der ernsthaft an die Leitung einer Firma herangeht, weiß sicherlich, wie wichtig eine einheitliche visuelle Identifikation ist. Ein Firmenpapier gehört zu den am häufigsten verwendeten Firmenmaterialien. Aus diesem Grunde lohnt es sich, Wert auf sein gut durchdachtes Layout zu legen.
Was sollte sich auf einem Firmenpapier befinden?
Ein Firmenpapier ist der am häufigsten verwendete Untergrund auf dem Rechnungen, die Korrespondenz und Dokumente gedruckt werden. Schreiben, die auf Firmenpapier gedruckt werden, zirkulieren sowohl innerhalb des Unternehmens aber erreichen auch verschiedene Firmen, Ämter und potentielle Kunden außerhalb der Firma. Dank dem Briefpapier hat Ihr Kunde die Firmendaten immer zur Hand (https://printendo.de/briefpapier). Eben auf Grund dieser Reichweite ist ein solches Papier ein Datenträger mit einem gewaltigen Werbepotential. Es lohnt sich also, darauf zu achten, dass es ein professionelles Layout besitzt, qualitätsvoll hergestellt und sorgfältig gedruckt wird .
Sehr wichtig ist, dass das Layout des Firmenpapiers kohärent mit der restlichen visuellen Identifikation der jeweiligen Firma ist. Sowohl das Logo, wie auch die Schriftart und die Farbgebung sollten übereinstimmend mit dem sein, was sich im Corporate-Design-Handbuch befindet. Wenn die Firma kein detailliert ausgeführtes Corporate-Design-Handbuch besitzt, sollte ein minimalistisches Layout erstellt werden, das die wichtigsten Informationen und das Firmenlogo beinhaltet.
Die übermittelten Daten sollten auf ein Minimum beschränkt werden, wie auch das Layout, das den Hintergrund (und nicht deren dominierendes Element) für die Firmenkorrespondenz bildet. Grelle Farben und große graphische Elemente sollten vermieden werden. Was sollte sich auf dem Firmenpapier befinden?
- der Firmenname
- die Steuernummer
- die Nummer im Handelsregister
- grundlegende Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, Internetseite)
- Bei GmbHs, Aktiengesellschaften oder Kommanditaktiengesellschaften wird gewöhnlicherweise auch die Höhe des Firmenkapitals angegeben.
- Bei zuvor angegebenen Gesellschaften empfiehlt es sich, auch die Summe des Firmenkapitals zu nennen.
- Fakultativ können ebenso Hinweise auf Social Medias, Vor- und Zuname sowie die Stellung des Mitarbeiters (z.B. wenn der Bedarf besteht konkrete Angebote zu versenden) angegeben werden.
Wie sollte ein Firmenpapier erstellt werden?
- Bei der Vorbereitung des Firmenpapiers zum Druck ist das Wichtigste, den Inhalt gut auszuarbeiten. Die Angaben sollten ein diskretes Element darstellen, das in keinster Weise den Druckbereich einschränkt.
- Wichtig ist, dass das Firmenpapier auf einem speziellen Untergrund gedruckt wird, der einen erneuten Druck zulässt (sogenannter prepress). Gewöhnlicherweise handelt es sich hier um ein nicht vervielfältigbares Offsetpapier – denn nur dieses Papier erlaubt einen erneuten Aufdruck ohne Verschmierungen und den Verlust von Farbintensität.
- Was das Format angeht, wird am häufigsten A4 oder A5 gewählt.
- Beim Bestellen des Drucks eines Firmenpapiers lohnt es sich, sogleich die Verwendung des Papiers und seine Grammatur zu berücksichtigen. Bei Papier, das für Rechnungen und alltägliche Ausdrucke verwendet wird, reicht ein sparsamer Druck auf Papier mit einer Grammatur von 90 g. Wenn jedoch häufig Angebote, Danksagungen oder Einladungen zu Firmenveranstaltungen versandt werden, kann ein Untergrund mit einer höheren Grammatur die bessere Wahl sein.
- Bei der Vorbereitung des Firmenpapiers zum Druck sollte nicht vergessen werden, eine 2 mm breite Beschnittzugabe und einen 3 mm breiten inneren Rand einzuhalten.
- Wenn ein Firmenpapier mit einem Logo erstellt wird, sollte daran gedacht werden, dieses in einer guten Auflösung (mindestens 300 dpi) und am Besten im Vektorformat einzufügen.
Vor dem Speichern der Datei, sollten alle Schriftarten eingebettet oder in Pfade umgewandelt werden – dankdessen wird das Risiko eines fehlerhaften Drucks verringert (oder die Verwendung einer anderen als im Layout verwendeten Schriftart).
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